Come scrivere una lettera di presentazione aziendale?
Come scrivere una lettera di presentazione aziendale? Se questa domanda ti ronza per la testa è perché probabilmente ti sei trovato davanti alla necessità di scrivere una lettera di presentazione della tua azienda proprio ora. Presentare un’azienda con una lettera o una mail significa innanzitutto metterne in luce i valori ed esprimere la convinzione e la dedizione che ne stanno alla base, ma sei proprio sicuro di presentare bene la tua azienda? Se di molte mail di presentazione inviate pochissime o nessuna ricevono risposta, è arrivato il momento di capire più a fondo come scrivere correttamente una lettera di presentazione ad un’azienda.
La lettera può avere diversi tipi di taglio. In particolare è possibile dividere le lettere di presentazione in due macrocategorie:
- lettera di presentazione aziendale generale, indicata per una presentazione sommaria della propria azienda volta primariamente ad istaurare una conoscenza reciproca;
- lettera di presentazione aziendale commerciale, perfetta per istaurare collaborazioni di tipo commerciale con altre aziende o privati.
Come scrivere una lettera di presentazione aziendale?
Innanzitutto dovrai chiederti non solo come, ma anche quando scrivere una lettera di presentazione aziendale. Esistono infatti giorni migliori in cui inviare la vostra mail di presentazione aziendale: bocciati il venerdì e il lunedì, promossi a pieni voti martedì, mercoledì e giovedì. Questo perché le aziende sono sovraffollate di mail nel corso del weekend ed il lunedì potrebbero prestare meno attenzione alla vostra lettera.
In secondo luogo dovrai pensare con attenzione ad alcuni elementi che fungono da premessa per il tuo interlocutore, ovvero l’oggetto della mail, che dovrà essere chiaro – un esempio: Proposta di Collaborazione.
Evita di inserire un oggetto volto solamente a far aprire la tua mail di presentazione aziendale: una mail aperta e subito chiusa equivale ad una cattiva brand reputation. Quindi meglio poche aperture, ma realmente interessanti, che molti apri-e-chiudi frenetici.
La lettera di presentazione aziendale è uno strumento efficace per promuovere la tua azienda, presentare i suoi prodotti o servizi e instaurare relazioni commerciali. In questo articolo, ti forniremo una guida pratica su come scrivere una lettera di presentazione aziendale persuasiva e professionale che catturi l’attenzione del lettore e trasmetta il valore della tua azienda.
Struttura della lettera di presentazione aziendale
Prima di iniziare a scrivere la tua lettera di presentazione aziendale, è importante comprendere la sua struttura di base. Ecco gli elementi chiave che dovresti includere:
1 – Intestazione
Inizia la tua lettera di presentazione aziendale con un’intestazione professionale che includa il tuo nome, il nome dell’azienda e i tuoi contatti. Assicurati che sia facilmente leggibile e ben posizionata all’inizio della pagina.
2 – Saluto iniziale
Rivolgi un saluto cordiale e professionale al destinatario. Se possibile, cerca di includere il nome della persona specifica a cui stai inviando la lettera.
3 – Paragrafo introduttivo
Nel primo paragrafo, presentati brevemente e descrivi l’obiettivo della lettera. Spiega chi sei, quale ruolo ricopri nell’azienda e di cosa tratterà la lettera.
4 – Paragrafi di presentazione
Nei paragrafi successivi, presenta la tua azienda in modo dettagliato. Descrivi la sua storia, la missione, i prodotti o i servizi offerti e le qualità distintive che la rendono unica. Sottolinea i punti di forza e le competenze dell’azienda, evidenziando i benefici che può offrire ai clienti o ai potenziali partner commerciali.
5 – Paragrafo di chiusura
Concludi la lettera di presentazione aziendale con un paragrafo che riassuma i punti chiave e inviti il lettore a intraprendere un’azione specifica, come richiedere ulteriori informazioni o fissare un appuntamento.
6 – Saluto finale
Termina la lettera con un saluto formale come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”. Includi il tuo nome completo e la tua posizione aziendale sotto il saluto finale.
Consigli per scrivere una lettera di presentazione aziendale efficace
Oltre alla struttura di base, ecco alcuni consigli utili per rendere la tua lettera di presentazione aziendale più efficace:
Conosci il tuo pubblico
Prima di scrivere la lettera, fai una ricerca sul tuo pubblico target. Comprendi le loro esigenze, i loro interessi e le loro sfide per poter adattare il tuo messaggio e renderlo rilevante per loro.
Utilizza un tono persuasivo
Sii persuasivo e convincente nel tuo scritto. Utilizza un linguaggio chiaro, diretto e professionale per evidenziare i vantaggi e i punti di forza della tua azienda. Usa frasi chiare e incisive per catturare l’attenzione del lettore.
Sii conciso e focalizzato
Mantieni la tua lettera di presentazione aziendale concisa e focalizzata. Evita di dilungarti su dettagli irrilevanti e concentrati sui punti salienti che dimostrano il valore della tua azienda.
Personalizza la lettera
Personalizza la lettera di presentazione aziendale in base al destinatario. Adatta il tono, il contenuto e gli esempi specifici in modo da rispecchiare le esigenze e gli interessi del lettore.
Fai una revisione accurata
Prima di inviare la lettera, assicurati di rileggere attentamente il testo per correggere eventuali errori di grammatica o di battitura. Una lettera ben scritta e priva di errori dimostra professionalità ed attenzione ai dettagli.
Esempio di lettera di presentazione aziendale
La lettera di presentazione aziendale deve avere alcune precise caratteristiche. Dovrà innanzitutto essere:
- Chiara e di semplice lettura. Evitate quindi le frasi troppo complesse e date un ordine alle vostre idee, preparate una scaletta di concetti da sviluppare e cercate di utilizzare un linguaggio formale, ma di semplice comprensione.
- Dovrà essere sintetica e mai prolissa. Ho scritto troppo? Oppure troppo poco? Se ti sembra di aver scritto troppo taglia il tuo contenuto, perché un testo prolisso scoraggerà la lettura.
- Utilizza spazi fra le frasi. Distribuisci le tue frasi con una spaziatura in modo da evitare i cosiddetti “muri di parole”, che scoraggiano la lettura e impediscono di comprendere i punti focali di ciò che vuoi esprimere.
- Prenditi cura di evidenziare i punti di tuoi interesse con italic e bold.
- Non dimenticare mai le buone maniere, rivolgiti dando del lei al tuo interlocutore e scrivi sempre il pronome in maiuscolo – risponderLe, sentirLa…
Se vuoi scoprire di cosa si occupa un’agenzia di comunicazione clicca qui
Lettera di presentazione aziendale – fac simile 1
La lettera di presentazione aziendale deve avere alcune precise caratteristiche. Dovrà innanzitutto essere:
- Chiara e di semplice lettura. Evitate quindi le frasi troppo complesse e date un ordine alle vostre idee, preparate una scaletta di concetti da sviluppare e cercate di utilizzare un linguaggio formale, ma di semplice comprensione.
- Dovrà essere sintetica e mai prolissa. Ho scritto troppo? Oppure troppo poco? Se ti sembra di aver scritto troppo taglia il tuo contenuto, perché un testo prolisso scoraggerà la lettura.
- Utilizza spazi fra le frasi. Distribuisci le tue frasi con una spaziatura in modo da evitare i cosiddetti “muri di parole”, che scoraggiano la lettura e impediscono di comprendere i punti focali di ciò che vuoi esprimere.
- Prenditi cura di evidenziare i punti di tuoi interesse con italic e bold.
- Non dimenticare mai le buone maniere, rivolgiti dando del lei al tuo interlocutore e scrivi sempre il pronome in maiuscolo – risponderLe, sentirLa…
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Lettera di presentazione aziendale – fac simile 2
Data: [Inserisci la data]
Destinatario: [Nome del destinatario]
Gentile [Nome del destinatario],
Sono lieto di presentarti [Nome dell’azienda], un’azienda leader nel settore [settore di riferimento]. Desidero condividere con te le nostre competenze e i servizi di alta qualità che offriamo.
Con oltre [numero] anni di esperienza nel settore, [Nome dell’azienda] si impegna a fornire soluzioni innovative e personalizzate per [obiettivo principale dell’azienda]. La nostra missione è soddisfare le esigenze dei nostri clienti e superare le loro aspettative.
Ci specializziamo in [elenco dei servizi o prodotti principali dell’azienda], offrendo soluzioni su misura per le sfide specifiche dei nostri clienti. Grazie al nostro team di professionisti altamente qualificati e alla nostra tecnologia all’avanguardia, garantiamo risultati eccellenti e un vantaggio competitivo per i nostri clienti.
Siamo orgogliosi di aver collaborato con numerose aziende di successo nel corso degli anni, fornendo loro supporto e consulenza per raggiungere i loro obiettivi. Crediamo nella creazione di partnership durature basate sulla fiducia reciproca e sulla condivisione di valori comuni.
Se desideri ulteriori informazioni sui nostri servizi o se sei interessato a programmare un incontro, saremmo lieti di avere l’opportunità di parlarti di persona. Siamo convinti che [Nome dell’azienda] possa essere un prezioso alleato per il tuo successo.
Ti ringrazio per l’attenzione e resto a disposizione per ogni eventuale chiarimento.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo ruolo nell’azienda]
[Nome dell’azienda]
Lettera di presentazione aziendale – fac simile 3
Data: [Inserisci la data]
Destinatario: [Nome del destinatario]
Egregio [Nome del destinatario],
Siamo lieti di presentarvi [Nome dell’azienda], una società innovativa nel settore [settore di riferimento]. Vogliamo condividere con voi le nostre competenze e le soluzioni che offriamo per supportare il vostro successo.
Presso [Nome dell’azienda], ci dedichiamo a fornire servizi di alta qualità e soluzioni personalizzate per le esigenze dei nostri clienti. Siamo consapevoli delle sfide che il vostro settore affronta e siamo pronti ad affrontarle insieme, offrendo esperienza e innovazione.
La nostra offerta comprende [elenco dei servizi o prodotti principali dell’azienda], progettati per rispondere alle vostre esigenze specifiche. Mettiamo a vostra disposizione un team di esperti dedicati, che lavora in sinergia con voi per raggiungere obiettivi concreti e creare valore aggiunto per la vostra azienda.
Siamo orgogliosi di aver collaborato con numerose aziende di successo, supportandole nella crescita e nell’innovazione. La fiducia che i nostri clienti ripongono in noi è un testimonianza del nostro impegno costante per l’eccellenza e la soddisfazione del cliente.
Saremmo felici di discutere con voi le vostre esigenze e le opportunità di collaborazione. Abbiamo fiducia che [Nome dell’azienda] possa essere il partner ideale per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi di business.
Rimango a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento di cui aveste bisogno. Grazie per l’attenzione e la considerazione.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo ruolo nell’azienda]
[Nome dell’azienda]
Modello di lettera di presentazione aziendale
Analizziamo ora, passaggio dopo passaggio, come scrivere una lettera di presentazione aziendale efficace e corretta:
- Un buon modo per iniziare la tua mail è: Gentile [cognome del potenziale cliente]. L’incipit dovrà essere formale, in quanto ancora non conoscete il vostro interlocutore.
- In secondo luogo non dedicare troppo tempo a parlare delle vostre capacità o dei vostri successi, ma arrivate subito al dunque: cosa possiamo fare per te – La contatto perché potremmo essere in grado di… [vantaggio per il potenziale cliente].
- Porta degli esempi di casi di successo, ne bastano un paio, ma faranno la differenza per il tuo interlocutore.
- Concludi l’email con nome, cognome e le informazioni di contatto.
La lettera di presentazione aziendale è uno strumento antico e da sempre usato per prendere contatto fra aziende. Oggi si utilizza per lo più la mail di presentazione, perché le moderne tecnologie ci hanno portato ad abbandonare la lettera cartacea, ma se ciò che si ricerca è la dovuta attenzione perché non optare per una lettera “all’antica”?
Scrivere una lettera di presentazione aziendale efficace richiede cura e attenzione. Seguendo una struttura ben definita e utilizzando un tono persuasivo, puoi creare una lettera che presenti la tua azienda in modo professionale e convincente. Ricorda di personalizzare il contenuto in base al pubblico target e di fare una revisione accurata prima di inviarla. Seguendo questi consigli, sarai in grado di scrivere una lettera di presentazione aziendale di successo che aprirà nuove opportunità per la tua azienda.
