Spesso i nostri clienti ci chiedono come scrivere una mail di presentazione della propria azienda. Ecco quindi una guida completa su come scrivere una lettera di presentazione aziendale accurata nell’epoca del web 3.0. Sì, perché la tua mail di presentazione dovrà essere distinguibile nel maremagnum di mail che vengono lette ogni giorno da smartphone e pc. Ecco tutti gli accorgimenti per scrivere correttamente una mail in cui presentare la propria azienda.

Come scrivere una mail di presentazione della propria azienda: la guida definitiva

Nel momento in cui ti chiedi come scrivere una mail di presentazione aziendale stai già iniziando a produrre la tua lettera. Infatti il primo passo per ottenere una mail di presentazione efficace e coerente è mettersi in un atteggiamento di ascolto e comprensione dell’altro. Se vogliamo che la nostra presentazione aziendale sortisca l’effetto desiderato è necessario innanzitutto domandarsi come sarà recepito il nostro testo da chi andrà a leggerla.

Lunghezza e struttura del testo di una mail di presentazione aziendale

Mettendoti nei panni del tuo interlocutore ti accorgerai che un testo breve è il miglior modo per ottenere un risultato concreto. La lunghezza del tuo testo non deve superare le 200 parole, pena la perdita dell’attenzione del tuo interlocutore. Secondo uno studio condotto da Litmus, infatti, il tempo di attenzione dato alla lettura di una mail è di 11,1 secondi. Questo dato ti porterà autonomamente ad un’altra conclusione interessante relativa alla modalità di lettura della mail di presentazione della tua azienda.

La lettura del contenuto di una mail è in realtà una scansione da parte dei nostri occhi, abituati a leggere velocemente contenuti su smartphone. Per questo motivo è essenziale non fare mai muri di parole: per aiutare il lettore nella comprensione chiara del tuo testo, spazia nettamente i vari paragrafi dando struttura visiva e ordine al tuo testo. Un muro di parole spaventa il lettore e disincentiva la lettura della mail di presentazione dell’azienda che stai scrivendo.

Il messaggio cardine che vuoi trasmettere nella tua mail deve essere esposto nell’area centrale del testo. Questo approccio si basa sia su regole di copy, che su regole di design: descrivi il cuore del tuo contenuto in un’area centrale, ben separata dal resto del testo (sopra e sotto). Qui concentra i vantaggi relativi alla tua azienda spiegando le caratteristiche dell’offerta in modo sintetico, ma preciso. Niente giri di parole, ma chiarezza estrema e sincerità, solo in questo modo si darà un valore effettivo al messaggio.

I tre livelli di lettura della mail di presentazione di un’azienda

Ogni mail di tipo commerciale ha un obiettivo ben preciso: l’acquisizione di una collaborazione/un nuovo cliente. Per questa ragione è importante creare un funnel, ovvero un percorso che ti porti ad avere un feedback positivo in base all’intento della tua mail.

A scuola, imparando la stesura dell’articolo di un giornale abbiamo tutti imparato la classica struttura composta da occhiello, titolo e testo. Nelle mail aziendali di presentazione è invece importante tener presente questa struttura:

  • Intestazione: il tuo nome e il nome dell’azienda che state contattando
  • Testo: diviso in paragrafi ben spaziati, con il contenuto focale nell’area centrale
  • Traction/Call to Action: testo finale, breve che invogli ad intraprendere un’azione sulla base della tua capacità imprenditoriale e sui clienti già fidelizzati.

Esempio di mail di presentazione della propria azienda

Oggetto: [Nome Azienda] – Riparti Veneto, una nuova iniziativa per le aziende

Gentile [Nome Azienda],
Sono [Nome Cognome], amministratore delegato di [Nome Azienda].

La nostra azienda sta attualmente rilanciando l’economia veneta tramite l’iniziativa Riparti Veneto. Il portale www.ripartiveneto.it nasce dalla nostra Web Agency per dare la possibilità di una digitalizzazione gratuita alle aziende post-lockdown. Attraverso Riparti Veneto, abbiamo già contribuito al miglioramento di numerose attività, ora online, quali “Azienda X”, “Azienda Y”, “Azienda Z” e altri ancora.

Ci piacerebbe avere la possibilità di illustrare la nostra iniziativa, per ricevere il Vostro riscontro e comprendere insieme come potrebbe favorire lo sviluppo della Vostra azienda.
Sono a vostra disposizione per ulteriori informazioni. In caso di Vostro interesse sarà nostra premura programmare una consulenza gratuita per comprendere meglio come possiamo aiutarvi nello sviluppo digitale tramite il nostro programma.

Cordialmente,
[Nome Cognome]
[Azienda]
[Tel.]
[sito web]